Principais insights
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O planejamento de pessoas está evoluindo: antes de definir quantos profissionais contratar, as empresas precisam compreender qual trabalho deve ser realizado e quais competências são necessárias.
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A transição do workforce planning para o work planning permite combinar diferentes modelos de contratação e gestão de equipes, de acordo com a duração, a complexidade e as necessidades de cada operação.
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Diante de mudanças cada vez mais rápidas no mercado, o RH assume um papel estratégico na construção de estruturas de trabalho mais flexíveis, produtivas e alinhadas aos objetivos do negócio.
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Imagine que uma empresa precise absorver um aumento significativo de demanda nos próximos meses. A primeira resposta poderia ser ampliar a equipe e contratar mais profissionais.
Mas será que essa é necessariamente a melhor solução?
Antes de iniciar novas contratações, é importante compreender a natureza da demanda. Ela será permanente ou sazonal? Exige reforço imediato ou uma estrutura de longo prazo? É necessário ampliar uma equipe existente, formar uma nova frente de atuação ou contar com profissionais para um projeto específico?
Essas perguntas representam uma mudança importante na forma como as organizações planejam suas necessidades de pessoas.
O foco deixa de estar exclusivamente no número de profissionais necessários e passa a considerar, primeiro, o trabalho que precisa ser realizado. É nesse contexto que ganha relevância o conceito de work planning, uma evolução do planejamento tradicional da força de trabalho.
Do workforce planning ao work planning: o que muda?
O planejamento deixa de começar pela quantidade de profissionais e passa a considerar as entregas, as competências e a estrutura necessária para alcançar os resultados esperados.
Tradicionalmente, o workforce planning (planejamento da força de trabalho) busca antecipar as necessidades de profissionais de uma organização, considerando fatores como quantidade de colaboradores, funções, competências e projeções de crescimento.
Esse planejamento continua sendo fundamental. Entretanto, as transformações no mercado exigem uma visão mais abrangente.
Segundo estudos da Gartner publicados em 2026, as organizações precisam avançar para uma abordagem que considere não apenas quem realizará determinada atividade, mas também como o trabalho será estruturado e executado.
O work planning (planejamento do trabalho) amplia essa perspectiva, conectando as necessidades do negócio às possibilidades de organização das equipes, distribuição de atividades e utilização de diferentes recursos.
Na prática, isso significa avaliar quais competências são necessárias, por quanto tempo, em quais condições e qual estrutura oferece a resposta mais adequada.
Por que essa mudança ganhou relevância agora?
A velocidade das transformações está exigindo que as empresas repensem não apenas suas equipes, mas também a maneira como organizam o trabalho.
As necessidades das organizações estão se tornando cada vez menos padronizadas. Mudanças tecnológicas, escassez de determinados perfis, sazonalidade e pressão por produtividade criam desafios que nem sempre podem ser resolvidos com modelos tradicionais de contratação.
A velocidade dessas transformações é um dos principais fatores. Segundo a pesquisa 2026 State of Skills, da Gartner, 59% dos CHROs (Chief Human Resources Officers, ou diretores de Recursos Humanos) afirmam que as necessidades de competências estão mudando mais rapidamente do que a capacidade das organizações de desenvolver planos para atendê-las.
Esse cenário evidencia a importância de um RH capaz de antecipar demandas e construir respostas adaptáveis. O planejamento não pode depender exclusivamente de estruturas fixas ou de decisões tomadas quando a necessidade já se tornou urgente.
É preciso compreender os diferentes cenários e avaliar quais soluções oferecem o melhor equilíbrio entre agilidade, eficiência operacional e sustentabilidade dos resultados.
Quais perguntas o RH deve fazer antes de ampliar uma equipe?
Uma contratação eficiente começa com um diagnóstico claro da necessidade do negócio, e não apenas com a abertura de novas vagas.
A lógica do work planning propõe uma análise mais completa antes da definição do modelo de contratação.
Entre as principais perguntas que devem orientar esse planejamento, destacam-se:
1 – Qual é a duração da necessidade? A demanda é permanente, sazonal ou está vinculada a um projeto específico?
2 – Qual é o volume de profissionais necessário? A operação precisa de um reforço pontual ou de uma ampliação estrutural?
3- Qual é o prazo para mobilização? Em quanto tempo a equipe precisa estar disponível e preparada para atuar?
4 – Quais competências são indispensáveis? A necessidade exige profissionais especializados, perfis operacionais ou uma combinação de diferentes habilidades?
5 – Qual modelo de contratação atende melhor à demanda? Contratações permanentes, profissionais temporários, terceirização ou uma combinação entre essas alternativas?
Essas respostas ajudam a transformar o planejamento de pessoas em uma decisão diretamente conectada às necessidades operacionais e estratégicas da organização.
Diferentes demandas exigem diferentes modelos de contratação
Não existe uma única estrutura de equipe adequada para todos os desafios. O diferencial está em escolher o modelo mais alinhado a cada necessidade.
Uma das principais contribuições do work planning é ampliar as possibilidades de decisão das organizações. Em vez de recorrer automaticamente à contratação permanente, as empresas podem avaliar alternativas conforme as características de cada demanda.
Contratação permanente: indicada para necessidades contínuas, funções estruturais e competências importantes para o desenvolvimento de longo prazo da organização.
Trabalho temporário: permite reforçar equipes em períodos de aumento de demanda, sazonalidade, substituições e situações que exigem maior flexibilidade operacional, respeitadas as hipóteses legais aplicáveis.
Terceirização e outsourcing: podem ser soluções para estruturar atividades e operações com apoio de parceiros especializados, conforme as necessidades e características do negócio.
Combinação de modelos: diferentes áreas ou projetos podem exigir estruturas híbridas, integrando profissionais permanentes, temporários e serviços terceirizados.
A escolha depende de fatores como duração da demanda, complexidade das atividades, disponibilidade de profissionais, custos e objetivos estratégicos.
Quando esse planejamento é realizado de forma estruturada, as organizações podem responder com mais agilidade às mudanças, utilizar melhor seus recursos e reduzir os riscos de estruturas subutilizadas ou contratações desalinhadas às necessidades reais.
O novo papel estratégico do RH no planejamento do trabalho
Mais do que atender solicitações de contratação, o RH passa a contribuir diretamente para a definição de como a organização pode realizar suas entregas com eficiência.
A evolução para o work planning reforça a necessidade de integração entre Recursos Humanos, lideranças operacionais e áreas responsáveis pelo planejamento do negócio. O RH deixa de atuar apenas sobre demandas previamente definidas e passa a participar mais ativamente da construção dessas decisões.
Isso envolve compreender prioridades, antecipar mudanças, identificar competências críticas e avaliar alternativas para atender diferentes cenários. Também exige acompanhar continuamente os resultados das estruturas adotadas, permitindo ajustes conforme as necessidades da organização evoluem.
Dessa forma, a gestão de pessoas passa a contribuir não apenas para a disponibilidade de profissionais, mas também para a produtividade, a capacidade de adaptação e a competitividade do negócio.
Conclusão: planejar o trabalho é planejar o futuro da organização
O futuro do trabalho não será definido apenas pelo número de profissionais de uma empresa, mas pela capacidade de organizar pessoas, competências e recursos para responder às necessidades do negócio.
A evolução do workforce planning para o work planning representa uma mudança importante na gestão estratégica de pessoas.
Mais do que prever contratações, as organizações precisam compreender suas demandas, avaliar diferentes alternativas e construir estruturas capazes de acompanhar as transformações do mercado.
Nesse contexto, a flexibilidade deixa de ser apenas uma resposta a situações emergenciais e passa a integrar o próprio planejamento empresarial.
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Referências:
Gartner (2026). Shift From Workforce Planning to Work Planning in the AI Era.
Gartner (2026). From Workforce to Work: How HRBPs Should Adapt Strategic Workforce Planning for AI.
Gartner (2026). The 2026 State of Skills.