Uma das incumbências que exige muito esforço, devido ao nível de complexidade, é o processamento da Folha de Pagamento. Além do domínio sobre a legislação trabalhista brasileira e sobre a burocracia da segurança do trabalho, o profissional destinado à função precisa otimizar o seu tempo e ser rigoroso aos detalhes para produzir um documento padronizado e eficiente. Por isso, em busca de um procedimento de excelência, muitas empresas passam a optar pela terceirização deste serviço.
É importante ressaltar que a cautela é um aspecto imprescindível para evitar equívocos na Folha de Pagamento e gastos desnecessários. Como todo o processo está sujeito às mudanças na legislação, erros e imprecisões relacionados a descontos, benefícios e recolhimento de impostos podem ocorrer e causar aborrecimentos futuros, retrabalhos e, até mesmo, ações trabalhistas.
Motivos para terceirizar a Folha de Pagamento
O outsourcing – terceirização de serviço – é a forma assertiva de auxiliar gestores em áreas estratégicas, visando solucionar problemas. Contratar uma empresa para ser responsável pela Folha de Pagamento é a garantia de trabalhar com profissionais especializados e devidamente treinados, periodicamente atualizados e que seguem as normas recentes da legislação, garantindo precisão e conformidade. A redução nos custos e o melhor aproveitamento do RH da empresa estão entre as vantagens ao contratar esta atividade.
Além disso, com a terceirização, a empresa contratante economiza tempo e dinheiro. Isso porque cada período de pagamento passa por inúmeras etapas de balanços, para que não haja nenhuma falha. À medida em que a equipe cresce, esse procedimento demanda ainda mais horas de trabalho. Quando essa responsabilidade é transferida para uma empresa especializada, é possível fazer com que o foco da instituição seja, integralmente, as suas estratégias de negócios, proporcionando eficácia aos objetivos definidos.
Ao comparar os custos e o tempo do trabalho feito pelo RH da empresa com os do trabalho terceirizado, muitas vezes a economia é bastante clara. Uma vez que não farão mais parte da rotina do setor atividades como: calcular horários de funcionários, licenças, deduções e impostos; elaborar a folha de ponto; gerar relatórios de Folha de Pagamento e processar pagamentos de depósitos diretos ou pagamentos eletrônicos. Por isso, haverá uma redução de gastos do departamento pessoal.
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Algumas funções que poderão ser repassadas:
· Emissão de guias de recolhimento de INSS e FGTS;
· Quantificação dos valores associados aos processos relativos a férias;
· Folha de pagamento do 13º salário;
· Atendimento a benefícios legais;
· Entrega da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
· Elaboração da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).
Portanto, a empresa terceirizada ficará responsável pela emissão dos comprovantes referentes aos processos, enquanto a contratante se responsabilizará pelos relativos recolhimentos.
A segurança dos dados, que constituem o bem maior da empresa, é outro fator de destaque na hora de optar pela terceirização da Folha de Pagamento. Os registros dos funcionários estarão armazenados em servidores seguros, com programação de backups e moderna tecnologia de criptografia e automação. Isso gera consistência, confiabilidade e tranquilidade em todos os processos do empreendimento, resultando em um RH otimizado e eficaz.
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