Ter um plano para se antecipar e lidar com imprevistos que, invariavelmente, surgem no ambiente de trabalho é o objetivo da análise de riscos. Em síntese, a proposta é fazer um mapeamento que guiará as tomadas de decisão quando algo inesperado ocorrer.
Então, esse mapeamento deve abranger não somente imprevistos, como também qualquer tipo de risco. Se existe a possibilidade de que algo prejudique a empresa em atingir um objetivo, ou impeça que este seja alcançado, isso pode ser chamado de risco.
Tipos de riscos mais comuns:
Riscos de Pessoal
São originados em virtude de falta de pessoal qualificado e profissionais aptos a exercer suas funções. Os principais são:
- Os não intencionais, quando o funcionário se omite ou negligencia determinada atribuição
- De qualificação, quando o colaborador não tem condições de desempenhar suas tarefas por falta de capacidade
- Fraude, quando o comportamento do funcionário não atende às normas da empresa de forma intencional
Riscos de Processo
Acontecem em decorrência da deficiência de processos internos como, por exemplo, controles ineficientes e descumprimento de normas.
Riscos de Sistemas
Em síntese, surgem por meio de sistemas de informática mal estruturados ou mesmo de defeitos como:
- Queda de servidores
- Danos físicos na estrutura de armazenagem de dados
- Manutenção inadequada
- Obsolescência dos sistemas utilizados
- Falhas de segurança
Risco de Eventos Externos
Como o próprio nome já denota, são causados por fatores extrínsecos à empresa, como por exemplo:
- Interrupção de serviços externos essenciais, como alguns serviços públicos
- Catástrofes naturais
- Vandalismo e roubo
Ainda que alguns riscos possuam maior incidência em determinados tipos de empresa, é fundamental perceber e mensurar quais são os riscos mais relevantes e, a partir dessa análise, decidir onde realizar investimentos de prevenção.
Essa é a base de uma análise de riscos sólida e eficaz, capaz de guiar a organização nos momentos necessários.
Como fazer a Análise de Riscos
A importância da análise de riscos é clara, mas como ela pode ser feita? Apesar de haver diversas maneiras para isto, o mais importante é que sejam registradas todas as chances de um risco acontecer e quais consequências a empresa poderá sofrer com eles. Isto é, a relação de Probabilidade X Impacto.
Primeiramente, comece a análise com uma lista dos riscos que podem afetar a empresa. Logo após, determine a probabilidade de que ocorram. Por exemplo, se determinada máquina antiga apresenta sinais de desgaste, a probabilidade de que ela precise de reparos em um curto espaço de tempo deve ser alta.
Em seguida, determine o impacto da ocorrência de cada um dos riscos listados. No caso acima, o impacto pode ser baixo na produção. Mas, em uma situação onde somente um funcionário faz determinada função vital para a empresa, o impacto de perdê-lo seria alto.
Sem dúvida, ao repetir essa análise em cada um dos possíveis riscos, um cenário estará montado e o gestor terá mais embasamento para tomar decisões de como investir ou qual área necessita de mais atenção.
Então, agora, confira algumas dicas:
- Elabore a análise de riscos com o auxílio de pessoas qualificadas de cada área a ser analisada;
- Crie planos de ação para cada risco;
- Mantenha o mapeamento sempre atualizado;
- Acompanhe de perto os resultados advindos da análise.
O método William T. Fine
A análise de riscos é adaptável de acordo com cada realidade empresarial. Alguns métodos são consagrados e, entre eles, o que leva o nome de seu criador: William T. Fine. O objetivo deste método é considerar na análise a limitação econômica da empresa. Por isso, é melhor aplicado em organizações com verbas limitadas para aplicar em planos de ação originados pela análise de riscos.
Esse método utiliza duas variáveis principais, que são aplicadas em uma matriz e que permitem uma perspectiva mais completa sobre o cenário de riscos da empresa: o Grau de Criticidade e a Justificativa de Investimento.
O Grau de Criticidade considera três pontos: consequência, exposição ao risco e probabilidade. A Justificativa de Investimento considera o próprio Grau de Criticidade em comparação com o fator de custo – que analisa o investimento que deverá ser feito – e com o Grau de Correção – que demonstra quanto do risco será corrigido.
Em resumo: o método William T. Fine tem o propósito de mostrar se uma tomada de decisão sobre uma possível consequência oriunda de um risco é justificável (ou não) financeiramente, assim proporcionando o estabelecimento de prioridades.
William T. Fine na prática
Descobrindo o Grau de Criticidade:
GC é o Grau de Criticidade, que é obtido quando se multiplicam as demais variáveis da fórmula. Essas outras variáveis podem ser determinadas dessa forma:
Fator Consequência
Determinar o nível de consequência para o risco.
Catastrófico (comprometimento da atividade fim da empresa) – 100
Severo – 50
Grave – 25
Moderado – 15
Leve – 5
Pequeno impacto – 1
Fator Exposição ao Risco
Determinar a frequência com que esse risco pode ocorrer
Várias vezes por dia – 10
Uma vez ao dia, frequentemente – 5
Uma vez por semana ou ao mês, ocasionalmente – 3
Uma vez ao ano ou ao mês, irregularmente – 2
Raramente possível – 1
Remotamente possível – 0,5
Fator Probabilidade
Determinar a chance de o risco ocorrer
Deve acontecer – 10
50% de chance de acontecer – 6
Pode ser que aconteça – 3
Pouco provável – 1
Chance extremamente remota – 0,5
Praticamente impossível – 0,1
Por fim, com o resultado obtido no Grau de Criticidade, observe:
Maior e igual a 200 – correção imediata (é preciso reduzir o risco)
Maior que 85 e menor que 200 – Correção urgente(é preciso atenção nesse risco)
Menor que 85 – Risco deve ser monitorado
Por exemplo:
Fator Consequência: moderado(15)
Fator Exposição ao Risco: frequente (5)
Fator Probabilidade: pode ser que aconteça (3)
O Grau de Criticidade é de 225 (15 x 5 x 3), o que indica necessidade de correção imediata, ou seja, o risco precisa ser reduzido.
Descobrindo a Justificativa do Investimento:
JI é a Justificativa de investimento, obtida quando se divide o Grau de Criticidade pelo número adquirido ao se multiplicar o Fator de Custo pelo Grau de Correção. Essas variáveis podem ser determinadas conforme abaixo:
Fator de Custo
O quanto custaria para prevenir o risco de acontecer
Maior que R$200.000 – 10
Entre R$100.000 e R$200.000 – 6
Entre R$40.000 e R$100.000 – 4
Entre R$4.000 e R$40.000 – 3
Entre R$400 e R$4.000 – 2
Entre R$100 e $400 – 1
Menos que R$100 – 0,5
Grau de Correção
Porcentagem do risco a ser eliminada
Risco eliminado (100%) – 6
Risco Reduzido em 75% – 4
Risco Reduzido entre 50% e 75% – 3
Risco Reduzido entre 25% e 50% – 2
Risco Reduzido menor que 25% – 1
Voltando ao exemplo com o Grau de Criticidade de 225, se fosse necessário um investimento de R$50.000 para eliminar o risco, a Justificativa de Investimento seria:
225 / (4 x 6) = 9,375
Por fim, verifica-se a escala de valoração, que possui três respostas possíveis:
Justificativa de Investimento menor que 10 – investimento duvidoso
Entre 10 e 20 – investimento normalmente justificado
Maior que 20 – investimento totalmente justificado
O exemplo utilizado mostra que, apesar de o risco precisar de redução, o investimento de R$ 50.000 é duvidoso. Dessa maneira, talvez valha considerar uma possibilidade menos custosa, que baixe o Grau de Criticidade, ainda que não elimine completamente o risco.
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