Com o avanço da tecnologia e o crescimento da adoção do trabalho remoto por parte das empresas e profissionais, o controle de ponto online vem ganhando cada vez mais espaço no mercado. Essa inovação tem garantido vários benefícios para as organizações e seu uso tem ajudado o RH a ser mais ágil e eficiente no controle da jornada dos colaboradores.
Neste artigo, vamos explicar o que é o controle de ponto online e como ele funciona, além de mostrar suas principais vantagens e dicas para que você faça a melhor escolha para a sua empresa.
O que é o controle de ponto online?
O controle de ponto online é uma ferramenta digital que exerce a função de um relógio de ponto tradicional, mas com sua base conectada a um servidor em nuvem. Em outras palavras, ele permite que os colaboradores registrem suas entradas e saídas ao longo da jornada por meio de um aplicativo conectado à internet, de qualquer lugar do mundo.
Trata-se de uma ferramenta bastante segura, por meio da qual os gestores podem acompanhar o cumprimento da jornada dos integrantes do seu time, bem como controlar os saldo de horas-extras e banco de horas. Algumas ferramentas permitem até mesmo a gestão de férias no aplicativo. Uma solução ideal para empresas que atuam com modelo de trabalho híbrido ou remoto.
Quais as vantagens de utilizar o controle ponto online?
O controle de ponto online proporciona muitos benefícios para todos os envolvidos: colaboradores, gestores, RH e empresa como um todo. Veja a seguir alguns deles.
Economia de tempo do RH
A gestão da jornada dos colaboradores é uma atividade que pode ser bastante exaustiva quando pensamos em uma ação manual. Coletar as marcações de ponto, calcular as horas trabalhadas e os saldos gerados de adicional noturno e horas-extras, além de cansativa, é uma atividade com uma grande margem de erro.
Mesmo quando pensamos em controles de ponto digitalizados, porém off line, existe todo um trabalho de extração das informações do relógio, conferência dos dados e a necessidade de atuação presencial tanto dos colaboradores quanto do time de RH.
Segurança e confiabilidade
Os aplicativos de controle de ponto são desenvolvidos com base em altos padrões de segurança da informação. Todos eles oferecem controle de acesso por meio de senha, além de acessos diferenciados por níveis hierárquicos pré-definidos. Com isso, apenas gestores podem ter acesso aos dados de sua equipe e informações sigilosas são protegidas de terceiros e pessoas não autorizadas.
Cumprimento da legislação
As empresas que desenvolvem sistemas de controle de ponto online precisam respeitar rigorosamente a legislação vigente. Isso implica não apenas no que diz respeito a ela para com suas empresas clientes, mas também no que diz respeito às funcionalidades do aplicativo desenvolvido.
Dessa forma, existe uma garantia de que tudo o que se pode ser realizado no software está de acordo com as permissões legais da CLT e demais legislações aplicáveis. Cabe destacar que particularidades resolvidas em acordos sindicais devem ser tratadas à parte.
Escalabilidade
Com o controle de ponto online a empresa pode aumentar a quantidade de colaboradores sem preocupação com a capacidade de acompanhamento do time de RH. Isso acontece porque o software é desenvolvido de forma a possibilitar a gestão de diferentes tamanhos de times, com a mesma velocidade e precisão.
No caso de controles manuais, por exemplo, um aumento repentino no quadro de funcionário provocaria um aumento no volume de tarefas para os profissionais responsáveis pelo controle de ponto, demandando até mesmo a contratação de mais analistas para o RH.
Acesso às informações a qualquer momento
Uma das grandes vantagens de ter um sistema de controle de ponto online é ter acesso às informações a qualquer momento e de qualquer lugar do mundo. Basta ter acesso à internet que o aplicativo apresenta todos os dados solicitados em apenas um clique. Com isso, colaboradores e gestores ganham tempo para se dedicarem às tarefas mais importantes do seu cotidiano.
Controle mais eficiente
Diante de todas essas vantagens, podemos afirmar que o controle de ponto online confere uma gestão mais eficiente da jornada de trabalho dos colaboradores. O RH tem um acesso mais amplo das informações e pode realizar todos os cálculos necessários para o fechamento da folha de pagamento de forma ágil e segura.
Os gestores de times conseguem administrar o cumprimento da carga horária de seus subordinados, além de gerenciar melhor a distribuição das tarefas e atividades de acordo com o saldo de horas-extras de cada membro da equipe.
Até mesmo os próprios colaboradores podem gerenciar melhor sua jornada, tendo a informação, em tempo real, de quantas horas já foram trabalhadas no dia e, assim, evitar a geração de horas positivas ou negativas desnecessárias em seu banco de horas.
Como escolher o controle de ponto ideal para a sua empresa?
A escolha de um sistema online de controle de ponto passa pela observação de alguns aspectos muito importantes. O primeiro deles é o perfil da empresa e suas necessidades específicas. Tenha ciência de todas as particularidades que o sistema deve contemplar, como acordos junto ao sindicato, e busque por soluções capazes de atender a esses requisitos.
Outro ponto de atenção é sobre a empresa fornecedora do sistema de controle de ponto. Pesquise sobre ela, quem são seus clientes, quanto tempo ela tem de mercado e o que outras empresas do seu setor têm a dizer sobre ela. Verifique as informações do site, redes sociais e demais canais que possam ajudar a conhecer a fundo a desenvolvedora da solução. Esses cuidados podem evitar muita dor de cabeça no futuro.
Como vimos, o controle de ponto online é uma ferramenta muito valiosa para as empresas que desejam ter um RH mais ágil e eficiente. O uso de uma solução em nuvem, com acesso remoto, abre uma gama de oportunidades de crescimento e desenvolvimento para o negócio, como a possibilidade de contratar profissionais de outros estados para cargos específicos ou mesmo a adoção de um modelo 100% remoto, que tem sido uma tendência muito forte nos últimos anos.
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