10 recomendações para evitar ações trabalhistas durante uma demissão

como evitar ações trabalhistas durante uma demissão

Demissões são processos delicados pelos quais empregado e empregador muitas vezes precisam passar. Então, para evitar ações trabalhistas, seja em razão de erros, seja por não cumprimento das leis ou mesmo por ressentimentos, as empresas devem sempre tomar alguns cuidados.

Aliás, são muitos os motivos que podem gerar um processo trabalhista. Pensando nisso, listamos práticas que recomendamos para se prevenir desses problemas e garantir a saúde no Recursos Humanos.

Então, veja as 10 dicas para evitar ações trabalhistas durante uma demissão!

1. Cumpra a lei à risca

Algumas empresas acabam suprimindo alguns direitos trabalhistas visando reduzir custos. Esse é um risco enorme, por isso não recomendamos que você o faça. O pagamento de todos os encargos e impostos deve ser cumprido à risca, além de respeitar horários, registrar horas extras e cumprir prazos para pagamentos de salários, férias e outras verbas.

Em caso de justa causa, muitos funcionários recorrem a advogados para tentar uma rescisão indireta (quando o trabalhador demite o empregador). Então, o jurídico faz uma busca em todo o histórico negativo para compor o valor da causa. Por isso, também pense sempre em longo prazo.

2. Previna-se desde a admissão

O profissional de RH deve começar a cumprir alguns itens essenciais ainda no momento da contratação, como exigir o exame admissional e solicitar assinatura de contrato. Quando a admissão é feita corretamente e a empresa segue cumprindo de forma integral todos os direitos do trabalhador, dificilmente terá problemas trabalhistas.

Sendo assim, crie medidas preventivas para garantir que não haja erros no processo admissional. Além de manter a organização do setor, também transmite uma mensagem positiva sobre a marca empregadora.

3. Observe qual o tipo de demissão

Para evitar ações trabalhistas, também é importante tomar alguns cuidados dependendo do tipo de demissão. Segundo a Legislação Trabalhista, as demissões podem ser pelo empregador, pelo empregado ou por acordo entre as partes. Cada uma tem regras e obrigações bem específicas.

4. Garanta o pagamento de todas as verbas

Em uma rescisão, o pagamento deve ser efetuado no primeiro dia útil após o encerramento do aviso prévio. Caso essa comunicação seja dispensada (indenizada), ou a demissão tenha justa causa, o recebimento deve acontecer em até 10 dias após a assinatura.

Com relação à parte prática, ao finalizar o vínculo empregatício com um funcionário — por decisão dele ou da empresa — a área de Recursos Humanos precisa cuidar da documentação e do que ele deve receber. O cálculo dos valores devidos no momento da rescisão do contrato deve ser feito corretamente para evitar pagamentos inadequados, atrasos na homologação e outros problemas.

Lembre-se de verificar o pagamento correto de todos os benefícios, das férias, das horas extras e dos adicionais, além das obrigações trabalhistas. Por exemplo, verifique se o funcionário terá direito ao saque do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço), à multa rescisória e ao seguro-desemprego e confira os pagamentos proporcionais.

5. Seja transparente sobre a demissão

Precisamos lembrar que qualquer rescisão contratual tem seu lado estressante, ainda que a iniciativa tenha partido do funcionário. Afinal, toda demissão envolve riscos e dúvidas sobre o que acontecerá dali em diante.

Por isso, quando a demissão for dada pelo empregador, aja com transparência sobre os motivos que levaram ao rompimento do contrato. Isso evita que o colaborador crie hipóteses sem fundamento, se armando contra a empresa. A entrevista de desligamento é uma ótima ferramenta para ajudar nisso, pois permite que o profissional de RH reavalie o próprio processo e pontue os motivos ao funcionário.

6. Mantenha o respeito e a cordialidade

Uma demissão inesperada pode não ser bem recebida pelo colaborador, alterando os ânimos e gerando sentimentos ruins. Por isso, é importante ter o mesmo cuidado da admissão para a situação não ficar desastrosa, além de ter sensibilidade e evitar discussões.

É imprescindível também que o funcionário tenha liberdade e tranquilidade para se despedir dos colegas, retirar seus pertences e sair do local sem nenhum tipo de pressão ou coação. Vale lembrar que qualquer conduta que cause constrangimento ao trabalhador também pode gerar um processo trabalhista.

7. Cumpra as obrigações da medicina do trabalho

Assim como o admissional, o exame demissional também é obrigatório quando o contrato de trabalho ultrapassou 3 meses. Essa é uma exigência prevista nas Normas Regulamentadoras, regras que fiscalizam as práticas de saúde e medicina do trabalho.

Inclusive, caso o colaborador não seja aprovado no exame demissional, é preciso buscar orientação do médico do trabalho sobre quais procedimentos devem ser feitos antes de efetuar o desligamento. Isso evita que aconteçam ações trabalhistas. Pode ser que existam outras obrigações a serem cumpridas, dependendo do segmento de atuação da empresa. Por isso, é importante acompanhar o PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional).

8. Siga uma checklist na assinatura da rescisão

Considerando a demanda de obrigações que devem ser cumpridas, vale a pena ter uma checklist a sua disposição. Assim, você pode seguir uma listagem com todos os documentos que precisa providenciar no momento que o funcionário for assinar a rescisão e dar baixa na carteira de trabalho.

Confira a lista com todos os documentos obrigatórios no ato da rescisão do funcionário:

  • carta de aviso prévio ou pedido de demissão do funcionário;
  • ficha de registro de empregado atualizada;
  • exame demissional;
  • Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT);
  • CTPS atualizada, carimbada e assinada;
  • Extrato de Contribuição do INSS (CNIS);
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
  • chave do Conectividade;
  • extratos do FGTS;
  • multa do FGTS;
  • guia do seguro-desemprego;
  • relatório de cálculo da média de remuneração variável;
  • comprovante de pagamento bancário.

9. Mantenha a guarda correta dos documentos

Outro ponto importante para evitar ações trabalhistas diz respeito à guarda da documentação no departamento pessoal. Quando você estabelece e padroniza a gestão de documentos, previne que qualquer documentação se perca, o que poderia causar problemas para a empresa.

De acordo com a CLT, o tempo de guarda dos documentos trabalhistas e previdenciários pode variar. Veja:

  • 30 anos: documentos relativos ao FGTS, GFIP e GRRF;
  • 20 anos: toda a documentação referente ao PPP, PPRA e PCMSO;
  • 10 anos: documentos relacionados ao salário-família, à licença-maternidade, à folha de pagamento e à isenção da contribuição previdenciária;
  • 5 anos: demais documentos de caráter previdenciário, acordo de horas extras, adiantamento salarial, atestado médico, autorização de descontos, CIPA, controle de ponto, GRCSU, recibos de pagamentos e depósitos bancários, recibos de férias e acordos com sindicatos;
  • 2 anos: aviso prévio, pedido de demissão e TRCT;
  • indeterminado: livros, fichas, contratos de trabalho e atas da CIPA.

10. Tenha uma equipe jurídica e contábil para consultar

Ter apoio de profissionais especializados pode ajudar no acompanhamento dos processos, sanando possíveis dúvidas que possam surgir. As empresas devem estar sempre atentas às mudanças na legislação e preparadas para evitar ocorrências jurídicas. Dessa forma, também recomendamos que sua empresa tenha apoio jurídico e contábil para instruir o processo admissional e demissional, garantindo que a melhor conduta seja tomada.

Agora que você já sabe como evitar ações trabalhistas na empresa, também é importante considerar que todo processo trabalhista nasce de uma insatisfação profissional. Por isso, além das questões obrigatórias, invista no ambiente de trabalho harmonioso e com chances de crescimento.

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