Fazer a gestão de folha de pagamento tem se tornado cada vez mais importante para o sucesso das empresas. Isso devido ao fato que se elas forem feitas de maneira correta, a confiabilidade dos funcionários aumentará. Eles não terão que verificar minuciosamente cada informação da folha, já que terão a certeza de que tudo está descrito corretamente.
Esse processo de confecção da folha de pagamento e gestão dela, devem ser feitos com muita atenção. Fato crucial, tendo em vista que à medida que a empresa vai crescendo, mais pessoas são contratadas. Sem uma boa administração dos valores e descontos, com mais folhas de pagamento para confeccionar, a dificuldade vai aumentando.
Neste post explicaremos de forma simples algumas dicas sobre a gestão de folha de pagamento. Confira!
O que é gestão de pagamento e como funciona na prática?
A gestão da folha de pagamento, nada mais é do que a organização das informações e processos, que apuram os dados ali apresentados, fazendo assim possíveis correções, quanto a valores e outros dados prestados nesse documento.
Tal documento não tem um padrão de formatação, e pode variar de empresa para empresa. Já as informações que devem estar nele são basicamente as mesmas para todos os empreendimentos que possuem funcionários contratados no regime da CLT. A folha tem função informativa, contábil e fiscal.
No holerite, como também é chamado o documento, os dados informados são basicamente referentes à remuneração do funcionário dentro de um mês. Informações sobre as despesas também constam nesse papel ou informativo digital. O cálculo, pode parecer uma simples conta de somar ou subtrair, mas o trabalho é muito mais intenso do que se imagina.
A dificuldade está relacionada ao fato de terem que ser considerados aspectos de desconto de benefícios, horas extras, desconto de refeição, vale presente, férias e outras informações. Por ser mais simples e prático, algumas empresas optam por um sistema de gestão que as auxilia na confecção da folha.
Quais são as melhores dicas para uma boa gestão de folha de pagamento?
A folha de pagamento é a base para o pagamento dos salários. E, erros comuns podem prejudicar a relação da empresa com o funcionário. Sem contar que informações indevidas podem servir até para a movimentação de processos jurídicos futuros. Por essa e muitas outras razões, é importante que as folhas sejam feitas com calma. Veja abaixo algumas dicas para uma gestão de folha de pagamento eficiente.
1. Defina os cargos e salários
Dependendo de que estágio está o seu negócio, algumas funções podem não estar bem definidas. É importante verificar qual é o salário base para cada função e oferecer ao funcionário o que é justo para ele e para a empresa. E, não se esqueça de verificar quais são os benefícios que podem ser ofertados a ele.
Se o funcionário desempenhar papel de gestor ou líder, geralmente o seu salário é um pouco maior. Você também pode verificar quantas pessoas ocupam cargo idêntico e ofertar o mesmo valor para esses colaboradores, isso para que nenhum se sinta prejudicado. Tendo uma tabela, com cargos e valores, é mais fácil realizar os pagamentos de maneira correta.
2. Planeje os pagamentos
Os pagamentos dos funcionários podem ser planejados. As datas podem ser previamente programadas e o dia do fechamento da folha também pode ser determinado. Outros acertos como o pagamento do 13° salário e possível rescisão contratual, também podem ser provisionados.
Ter uma posição de todas as questões citadas acima, ajuda a empresa a manter uma boa saúde financeira empresarial. Isso, devido ao fato de evitar desfalques diante de qualquer eventualidade que possa ocorrer e do planejamento com o qual o empresário tem uma noção de qual valor vai sair do caixa para pagar os serviços prestados pelos funcionários.
3. Esteja atento às mudanças
O setor de recursos humanos da empresa, deve prestar muita atenção nas movimentações da legislação, para que a confecção do documento esteja de acordo com as normas. Outros aspectos que devem ser verificados são:
- transições da empresa;
- promoções internas;
- novas contratações.
Todas essas questões podem impactar na folha de pagamento. Caso exista alguma dúvida, contate a sua contabilidade e tenha auxílio nessa parte.
4. Determine uma rotina de entrega de holerites
Se a empresa possui muitos setores, faça uma lista com cada setor e determine o dia em que serão entregues aos gestores as folhas dos funcionários de seu setor. Se preferir que a entrega seja feita diretamente pelo RH, selecione o funcionário responsável pela entrega das folhas. Sabendo a ordem de recebimento, os funcionários podem se programar melhor.
5. Mantenha os dados atualizados
Alguns dados são obrigatórios na folha de pagamento. E, para que elas saiam de maneira correta no holerite, mantenha os dados atualizados em seu sistema de gestão. As informações que devem ser discriminadas no documento são:
- nome da pessoa;
- função;
- cargo do funcionário;
- valor da remuneração;
- valor ou porcentagem de desconto do INSS;
- se houver salário-maternidade;
- outros descontos legais.
Mantendo esses dados atualizados, a empresa pagará a todos o valor correto.
6. Adote a tecnologia
Não é novidade, que a tecnologia tem auxiliado a todas as empresas. Por meio de um sistema de gestão é possível realizar a confecção da folha de pagamento com maior facilidade. De maneira intuitiva e automatizada, os valores são calculados e não haverá necessidade de se preocupar com os cálculos. Claro que é importante conferir as informações, pois, às vezes, uma vírgula no lugar errado pode acarretar algum erro.
Quais são as vantagens de contar com uma empresa especializada nesse tipo de serviço?
Contar com a parceria de uma empresa especializada em holerites, ajuda a trazer mais agilidade e segurança para os processos de gestão de folha de pagamento. A empresa Seres se destaca na área de RH e presta uma consultoria mais completa para as empresas que são suas clientes. Sem contar que com esse auxílio, sua empresa terá uma redução de custos significativa nessa área.
Então, agora que você já teve acesso as nossas dicas de como realizar a gestão de folha de pagamento de maneira eficiente, não deixe de procurar uma empresa especializada para te auxiliar. Dessa maneira você evitará dores de cabeça futuras e os seus funcionários terão mais confiança ao receberem o documento.
Gostou do nosso post? Leia também nosso artigo “Gestão de Folha de Pagamento” e fique por dentro de mais este assunto!
