6 técnicas para melhorar a qualidade e a produtividade do seu trabalho

Você chega ao fim do expediente com a sensação de que não fez nada? De que as horas simplesmente voaram e você não foi capaz de render aquilo que esperava? Saiba que você não está sozinho. Muitas pessoas no Brasil e no mundo estão, neste momento, à procura de uma fórmula mágica de qualidade e produtividade no trabalho.

O problema é que a fórmula perfeita simplesmente não existe. Contudo, o que já foi desenvolvido é um conjunto de métodos que melhoram o aproveitamento do tempo durante as suas atividades profissionais. Assim, o setor de gestão de pessoas deve estimular a produtividade nas empresas.

Neste artigo, você vai conhecer 6 técnicas para ser muito mais produtivo em seu trabalho. Boa leitura!

1. Técnica Pomodoro

A técnica Pomodoro tem uma origem curiosa. O italiano Francesco Cirillo tinha dificuldade em manter a concentração nos estudos. Em uma ocasião, pegou um temporizador de cozinha em formato de tomate (que em italiano é “pomodoro”) para verificar por quanto tempo conseguia estudar sem se distrair. Essa simples atitude deu origem a um dos mais conhecidos métodos de gestão de tempo e produtividade.

Com alguns aperfeiçoamentos, hoje, a técnica Pomodoro tornou-se mais conhecida entre estudantes e profissionais de diferentes áreas. Com um cronômetro, a ideia é que a pessoa se dedique, sem interrupções, a sua atividade por 25 minutos e depois descanse por 5. Ao fim de quatro ciclos, deve-se fazer uma pausa maior, de 15 minutos. Assim, intercalando os períodos produtivos com os de descanso, obtém-se mais produtividade.

2. Getting Things Done (GTD)

Getting things done significa “fazer as coisas”. Um nome bem direto para um método de produtividade. Mais conhecida como GTD, a técnica foi desenvolvida pelo consultor em produtividade estadunidense David Allen e deu origem a algumas ferramentas de gerenciamento de projetos.

Ela consiste em 5 passos:

• capturar: anotar em um papel tudo aquilo que deve ser feito, pois deixar a cargo da memória pode sobrecarregar a mente;
• esclarecer: analisar todas as ideias escritas e definir quais devem ser priorizadas;
• organizar: definir local, data, horário e tempo de execução para cada tarefa;
• refletir: revisar o planejamento que foi desenvolvido, para verificar se nada foi esquecido e fazer os ajustes necessários;
• engajar: efetivamente realizar as tarefas com foco e tranquilidade, sem se preocupar com outras questões, já que elas estão registradas na lista.

3. Zen to Done (ZTD)

Zen to Done, ou ZTD, é uma técnica derivada da GTD, criada pelo jornalista Leo Babauta. Trata-se de um método mais simples e focado em ação, separando as atividades essenciais e descartando as desnecessárias. O objetivo é obter produtividade e alta performance no trabalho com harmonia e equilíbrio emocional.

A versão simplificada da ZTD conta com 4 etapas:

• capture: anote em um papel as ideias que passarem por sua cabeça, de modo que você não sobrecarregue a sua memória e evite esquecimentos;
• processe: o que fazer com essas tarefas? Delegar? Executar? Responder a alguém? Agendar? Em decisões rápidas, defina o próximo passo para que as atividades não se acumulem;
• planeje: em sua lista de tarefas, selecione 3 TMIs (Tarefas Mais Importantes). Elas devem ser a sua prioridade até o fim do dia. Realizá-las logo pela manhã é uma boa ideia;
• faça: determine a ordem de execução das suas tarefas e as execute, uma de cada vez, sem querer realizar mais de uma atividade ao mesmo tempo.

4. Matriz de Eisenhower

A quarta técnica da lista foi desenvolvida por ninguém menos que o ex-presidente dos EUA, Dwight Eisenhower. Esse método de produtividade é perfeito para quem não sabe definir prioridades. Ele demanda que o indivíduo construa uma matriz com quatro quadrantes e faça uma lista com todas as suas tarefas. Depois, ele deverá distribuir essas tarefas nesses quadrantes e, assim, descobrir o que fazer, conforme as instruções a seguir.

• quadrante superior esquerdo: devem estar as tarefas urgentes e importantes. Você as deve realizar imediatamente;
• quadrante superior direito: devem estar as tarefas importantes, mas não urgentes. Você deve agendá-las;
• quadrante inferior esquerdo: devem estar as tarefas urgentes, mas não importantes. Você deve delegá-las;
• quadrante inferior direito: devem estar as tarefas não urgentes e não importantes. Você deve eliminá-las da lista.

5. Princípio de Pareto

O Princípio de Pareto define que 80% dos resultados que obtemos vêm de apenas 20% das nossas atitudes. Essa frase pode ser ilustrada pela ideia clássica de que 80% da receita de uma empresa vêm de apenas 20% dos seus clientes. Para trazer esse princípio para o mundo da qualidade e da produtividade, a ideia é que as pessoas sejam capazes de encontrar quais das suas atividades correspondem a esses 20% de atitudes que provocam 80% dos resultados. Isso tende a beneficiar os funcionários na avaliação de desempenho.

Para fazer esse ranking de prioridades, a dica é listar as tarefas e atribuir a cada uma delas uma nota de 1 a 10 em dois quesitos: esforço exigido (nota 1) e potencial resultado positivo (nota 2). Divida a nota 1 pela nota 2. As tarefas com os resultados mais baixos são as que devem ser priorizadas, dado que representam melhores resultados. Assim, mesmo que você chegue ao fim do dia sem ter dado conta de tudo o que está na sua lista, ao menos terá resolvido as tarefas mais importantes.

6. Método Konmari

Você olha para a sua mesa e só enxerga pilhas e mais pilhas de papel? Observa a sua área de trabalho no computador e encontra milhões de arquivos soltos, sem saber do que se tratam? Trabalha com 10 abas abertas no computador e se perde no meio delas? Se você se encaixa nesse perfil, acabou de encontrar a melhor técnica para o seu caso.

O método Konmari foi desenvolvido pela japonesa Marie Kondo e parte do princípio de que qualidade e produtividade são dois fatores que dependem da organização do ambiente de trabalho. Trabalhar em um local organizado é benéfico para a realização de atividades mais ágeis e para a própria saúde mental. Por isso, antes de começar, o que você tem a fazer é separar todos os seus itens (físicos e digitais) em categorias, de modo que você consiga visualizar onde eles estão.

Portanto, separe os itens físicos em caixas e os arquivos digitais em pastas, com nomes claros. Crie quantas pastas forem necessárias para que você não misture itens de categorias diferentes. É melhor “perder” tempo uma vez na organização do que sempre ao realizar as suas tarefas na bagunça. Por fim, certamente você se deparará com vários itens de que já não precisa ou que não são tão importantes. Descarte-os e mantenha exclusivamente o que for útil ao seu trabalho.

Como você pôde perceber, qualidade e produtividade no trabalho são fatores diretamente proporcionais a outros dois elementos: organização e capacidade de definir prioridades. As 6 técnicas acima estimulam o desenvolvimento dessas duas características. Portanto, selecione aquela que mais faz sentido para seu estilo de trabalho e coloque em prática em seu dia a dia. Sucesso!

O uso dessas técnicas pode ser útil se você acabou de receber um feedback negativo sobre sua produtividade. Por falar nisso, você sabe como receber um feedback da melhor maneira possível? Descubra nesse artigo!