Comunicação empresarial interna: Como criar e otimizar?

Comunicação empresarial interna

A interação com os colaboradores internos é importante porque são eles que se relacionam com os clientes. Uma boa comunicação empresarial interna advém de uma série de ações coordenadas com o objetivo de garantir a eficiência na transmissão das mensagens, das estratégias e até do discurso oficial da organização – valores e crenças – entre os funcionários.

Seja entre áreas, setores hierarquicamente diferentes ou colaboradores da mesma função, uma comunicação interna efetiva é essencial para o bom funcionamento dos projetos e do trabalho em equipe. E, ademais, pode aumentar a satisfação dos funcionários e ajudar a reerguer a empresa em momentos de crises ou dificuldades. Há estratégias para alcançar esse objetivo.

Gostaria de compreender melhor a real importância da comunicação empresarial interna? Acompanhe a leitura!

Por que a comunicação empresarial interna é importante?

A comunicação interna reflete na verdadeira imagem de uma organização. Se os valores que a sua empresa apresenta não estão alinhados ao que é vivido internamente, não adianta investir no relacionamento com o público externo. É necessário apostar nas boas práticas internas além de destinar recursos para conquistar mais clientes.

É importante entender que os colaboradores são os melhores representantes de um negócio, que tanto podem contribuir com a construção de uma boa reputação, como acabar com sua credibilidade. A eficiência dessa comunicação também resulta em funcionários entrosados ao discurso e recebendo as informações essenciais para um bom trabalho.

A ideia é agir com transparência nas informações, para que qualquer colaborador esteja ciente da real situação em que a companhia se encontra e possa se posicionar da melhor maneira. Principalmente nos momentos ruins (de crise), esta pode ser a melhor saída para diminuir boatos e fortalecer o nome do negócio.

Qual o objetivo da comunicação interna?

Um dos objetivos da comunicação interna nas empresas é a difusão dos conhecimentos adquiridos pelos proprietários, diretores e colaboradores em geral. A ferramenta visa à promoção do engajamento das equipes de trabalho com as metas estabelecidas no planejamento estratégico anual. Observe adiante outras finalidades desse recurso!

Divulgação de ações na empresa

A empresa que investe na comunicação interna tem como objetivo a educação do cliente interno e a divulgação das suas ações de forma transparente e direta. Em virtude disso, é preciso oferecer oportunidade para que todos sejam ouvidos para a criação de um clima organizacional agradável e o favorecimento da transparência sobre projetos e estratégias do negócio.

Consolidação do cumprimento de normas

Outra finalidade da comunicação interna é consolidar o cumprimento de condutas éticas e normas vigentes entre os colaboradores. Os profissionais responsáveis por estimular a interação promovem a conscientização sobre regras relevantes e facilitam a aproximação entre diferentes departamentos para aumentar a compreensão entre as equipes. 

Promoção da cultura de temas como inclusão social

A comunicação interna também tem como meta a promoção da cultura de temas como a responsabilidade socioambiental, a prevenção de doenças mentais e físicas e, principalmente, a inclusão social. Esses recursos reforçam a imagem do negócio junto aos clientes externos que estão atentos à relevância desses assuntos, a valorização das histórias e ideias dos funcionários. 

Como criar e manter uma boa comunicação empresarial interna?

Como você pode ver, a comunicação interna é o recurso responsável pela interação entre a empresa e suas equipes. Por meio dela são compartilhadas as informações relevantes para alinhar as demandas dos times com os interesses da organização. Veja a seguir como é possível planejar um relacionamento positivo no ambiente de trabalho!

Tenha um canal para a comunicação

Ter uma maneira oficial para a transmissão das mensagens importantes pode ajudar para que esta seja entregue a todos. Seja por e-mail, vídeos, jornal periódico, mural, entre outros. O importante é que não haja distinção quanto ao nível hierárquico.

Todos os colaboradores de todas as áreas devem ter a oportunidade de receber as notícias, os resultados e ter conhecimento de novas atribuições.

Apesar de ser indicado que a empresa tenha uma maneira formalizada de divulgar informações, é possível utilizar mais de um tipo de canal – como mural e e-mail juntos. Basta entender qual a linguagem e abordagem mais adequadas para cada um deles e utilizá-lo de forma bem planejada. 

É importante que a empresa tenha mais de um canal de comunicação se houver nichos de seus colaboradores que não tenham acesso ao principal meio utilizado. Ou seja, é preciso criar pelo menos um canal de comunicação que converse com cada nicho de colaboradora, por exemplo, e-mail para administrativo e mural de noticias para trabalhadores de fábrica.

Tenha uma linguagem clara e fácil

A comunicação deve ser acessível. E acessível a todos os funcionários. Por isso, é preferível manter sempre uma linguagem simples e, assim, mais efetiva. Isso vale para as comunicações orais que ocorrem em reuniões e palestras, discussão de ideias e trocas de feedbacks, mas também para comunicações escritas que ocorrem em blogs internos ou placas informativas.

Preze pela transparência

O desempenho da empresa é um tema importante na comunicação interna e de interesse de todos. Apesar de serem muitos dados, é indicado que seus colaboradores estejam sempre cientes do andamento dos projetos, dos negócios e seus resultados.

Desta forma, os números farão mais sentido e os funcionários poderão comemorar juntos os bons resultados ou estarem informados de que é preciso melhorar. A transparência nestes casos gera mais lealdade e comprometimento. 

Simplifique a participação

A ideia de uma boa comunicação interna é que colaboradores se sintam inclinados a participar mais dos processos da empresa. Se esse engajamento depender de burocracias – como preenchimento de formulários ou e-mails oficiais, por exemplo – pode ser desestimulante. E o objetivo é não distanciar a empresa dos funcionários. 

Elabore materiais didáticos

Materiais didáticos e de instruções podem ser uma boa opção para atualizar os funcionários de mudanças nos processos internos. Estas são formas de diminuir a resistência às novidades e explicar os benefícios das alterações. Oriente a liderança para a abordagens dos assuntos e incentive a comunicação horizontal entre os colaboradores que pertencem ao mesmo nível hierárquico.

Estimule a interação entre os funcionários

Algumas reuniões precisam ser encontros sérios, objetivos e com pouco diálogo. Mas alguns assuntos podem ser tratados mais informalmente – como novidades, questões relacionadas à vida pessoal e melhorias na empresa. Esses encontros aproximam os funcionários e melhoram a interação com os líderes e companheiros de trabalho. 

Como otimizar a comunicação empresarial interna?

Há sempre como melhorar e fazer com que todos os envolvidos respeitem a cultura organizacional. Para isso, os gestores precisam ter cuidado com o modo utilizado para transmitir informações e saber mesclar o conteúdo relacional com o funcional em suas rotinas. Veja algumas dicas que podem te ajudar a encontrar os caminhos mais fáceis para realizar ações estratégicas: 

Conheça bem seus colaboradores

Este talvez seja o principal passo. Afinal, a comunicação interna é feita a partir deles, para eles e com a participação deles. Eles são os protagonistas, por isso é importante saber quem são seus colaboradores para aprender como atingi-los e engajá-los.

TrabalhoRemoto
RecrutamentoDeSelecaoEstrategico H2

Além disso, é importante que os líderes sejam próximos dos membros de sua equipe para criar uma convivência amigável e estimular o trabalho em conjunto. 

Invista na comunicação e elimine os ruídos

Quanto mais você investe, mais qualidade você busca e menos falhas tem. Um dos maiores erros é acreditar que a excelência na comunicação já foi atingida. Sempre se deve buscar novos recursos e novos canais, manter uma rotina e uma periodicidade nas comunicações.

Crie formas de que as mensagens alcancem e sejam entendidas por todos de forma eficiente, evitando que especulações se espalhem.  

Comunique-se de forma clara com todos e para todos

Não diferencie seus colaboradores. E-mails, newsletters, rede social interna, jornal mural, jornal interno impresso, intranet e TVs corporativas são alguns dos canais para você testar e ver quais são mais eficientes. O importante é que as mensagens sejam sempre para todos.

Envie mensagens claras, diretas e com a linguagem sempre correta, de preferência em tom simples e amigável. 

Fortaleça a cultura organizacional do negócio

A empresa é feita de pessoas e as pessoas são feitas de crenças, conhecimentos e personalidades diferentes. Investir na cultura organizacional é possibilitar que todas estas pessoas sejam capazes de conviver e interagir no desempenho de suas próprias atividades, sem esquecer as políticas, regras, procedimentos e objetivos da empresa. 

Programe encontros

Encontros informais, reuniões específicas, pequenas palestras e o que mais for necessário para estar sempre trabalhando a comunicação interna. Isso garante alinhamento do discurso e promove a integração entre as pessoas de diversas áreas. É possível ainda criar momentos para premiar os colaboradores pelo alcance das metas, por exemplo, a promoção de um jantar ou comemoração.

Dê voz aos colaboradores

A comunicação interna deve ser circular, nunca uma via de mão única. Os gestores da empresa podem ser os principais responsáveis pelas mensagens, mas também devem estar preparados para ouvir. É importante abrir espaço para que os funcionários façam suas perguntas, expliquem seus posicionamentos diante dos fatos e expressem suas ideias. E é legal que eles recebam um feedback disso.  

De que forma a tecnologia pode contribuir para uma boa comunicação?

A tecnologia pode trazer muitas vantagens ao criar soluções rápidas e práticas para a transmissão de conhecimentos e informações. Ela permite o acesso aos dados de qualquer lugar, inclusive pelos funcionários que atuam em home office. As ferramentas tecnológicas são indispensáveis para a construção de canais de comunicação. Confira abaixo alguns recursos que merecem destaque!

Redes sociais

As redes sociais corporativas integram um número elevado de colaboradores e otimizam a comunicação interna, bem como estimulam a troca de experiências. Esses recursos são interessantes para quem trabalha de forma remota, no entanto, devem ser monitorados para não ser a causa de distrações. As vantagens de usar essas mídias é a escalabilidade e o baixo custo

Intranet

Essa rede corporativa permite o acesso dos colaboradores e interliga os setores ou unidades que ficam cientes sobre a divulgação de novos serviços ou produtos, informativos e treinamentos disponíveis ao público interno. A ferramenta é um sistema único e integrado que fortalece a comunicação entre os times, pode ser personalizado com a cultura organizacional e o layout da empresa. 

Aplicativos 

Os aplicativos são recursos que se tornaram muito conhecidos pela mobilidade, facilidade e praticidade que oferecem aos usuários. Eles podem ser utilizados em tablets ou celulares a qualquer hora desde que estejam conectados à Internet. Com essa ferramenta, os gestores conseguem fornecer orientações, publicar informativos e dar feedbacks para o bem-estar dos times.

Existem aplicativos de Recursos Humanos desenvolvidos especificamente para melhorar a comunicação entre os colaboradores. A tecnologia torna a relação entre as equipes mais positiva e facilita o compartilhamento de novidades e notícias por meio de murais interativos. Ela também tem outras funcionalidades, como a realização de pesquisas internas e a criação de planos de desenvolvimento profissional.

Manual do colaborador

Trata-se de um guia fornecido aos novos colaboradores para que eles entendam as normas da empresa, as suas responsabilidades e os benefícios de fazer parte do time. O manual do colaborador precisa registrar as obrigações, ressaltar o valor de cada integrante para a organização e chamar a atenção para a cultura organizacional.

Esse documento pode ser criado e mantido em ambiente virtual para facilitar o seu compartilhamento via aplicativos ou por e-mail. Além disso, pode ser disponibilizado em formato pdf., apresentação de PowerPoint ou outro programa.

Mural de Recados

O mural de recados é interessante para reforçar as estratégias da organização, apontar as metas dos times e deixar lembretes. Por este motivo, a ferramenta deve ser colocada em local visível a todos os interessados.

Escolha um lugar estratégico que se torne referência para os colaboradores e coloque nele informações de fácil entendimento ou compartilhe-o com seus colaboradores por meio da TV corporativa.

Eventos por videoconferência

As tecnologias de comunicação utilizadas em ambientes digitais otimizam as rotinas e conferem maior praticidade ao cotidiano dos colaboradores. As reuniões por chamada de vídeo são importantes para esclarecer dúvidas, eliminar ruídos e integrar os times. Você pode usar as ferramentas digitais para que os diretores e gestores estejam mais presentes em filiais, por exemplo.

Os recursos são válidos para manter contato com profissionais que realizam trabalhos externos sem ter que enviar e-mails ou mensagens instantâneas. É necessário falar com as pessoas para saber como realmente está o andamento dos processos, não importa onde elas estejam. Essa ferramenta também ajuda na comunicação interna e pode ser explorada para alinhar as informações.

Newsletter

Newsletters são utilizadas pela maioria das organizações para manter os colaboradores bem informados por ser uma ótima fonte de aprendizagem. Elas são ferramentas educativas que podem ser usadas para melhorar a comunicação interna como uma espécie de revista. Por outro lado, os colaboradores podem ser avisados por e-mail sobre imprevistos, agendamento de reuniões ou novidades do negócio.

Caixa de sugestões

Uma caixa de sugestões pode ser interessante para colaboradores que gostariam de compartilhar suas ideias sem serem identificados pelos seus gestores. Você pode usar esse recursos por meio dos serviços gratuitos de criação de formulários do Google Forms, por exemplo.

Ela permite que o colaborador deposite suas ideias de forma anônima se ele tiver algum receio de expor o que pensa ao seu líder e costuma gerar bons resultados nas empresas de todos os portes e segmentos.

Entendeu como criar e otimizar a comunicação empresarial interna? Com a leitura deste conteúdo, você já poderá começar a fazer melhorias na comunicação interna da sua empresa. Utilize as nossas dicas e aposte nas ferramentas que vão favorecer a interação para manter os times motivados e informados. Com isso, a troca de informações será ainda mais eficiente.

Gostou? Compartilhe no Facebook, Instagram e LinkedIn o nosso post com seu time e discutam juntos possíveis mudanças.

ebook headhunting
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on tumblr
Share on skype
Share on telegram
Share on whatsapp