Uma das maiores responsabilidades do departamento de Recursos Humanos é a contratação de novos profissionais para integrarem a equipe de talentos da empresa. Visto que quanto mais acertada for a admissão, maiores as chances de crescimento para o negócio. É nesse contexto que o onboarding de funcionários se mostra uma prática fundamental para uma promissora estratégia de gestão de pessoas.
Esse procedimento envolve boas práticas de integração e programas de treinamento, para preparar os novos membros do time para lidarem com as questões cotidianas do ambiente de trabalho. Além de alinhar as suas expectativas com os objetivos da instituição e, é claro, contribuir para um clima organizacional positivo e produtivo.
Por isso, preparamos este post para você entender o que é um processo de onboarding, qual a sua importância, quais suas etapas e como implementá-lo na empresa.
Continue a leitura do artigo para saber mais sobre o assunto!
O que é o processo de onboarding?
De forma simplificada, podemos definir o processo de onboarding como uma série de programas e treinamentos de orientação, a fim de inserir os funcionários recém-contratados no ambiente de trabalho de uma empresa, com uso de técnicas de socialização.
A finalidade é garantir que os novos colaboradores sejam integrados ao ambiente organizacional e se adaptem às suas funções mais rápido possível. Com isso, é possível reduzir o índice de turnover da equipe nos primeiros meses de inserção na empresa.
É durante o processo de onboarding que são aplicadas medidas e ações para que o novo membro da equipe compreenda quais são as políticas internas da instituição. Assim como quais são os objetivos, as atitudes, os comportamentos e os conhecimentos desejados para que ele se situe e alinhe suas expectativas com as da empresa.
É muito importante que o departamento de Recursos Humanos adote boas práticas, para que o processo de onboarding seja sistemático e fundamental. Com isso, é possível estabelecer uma trajetória promissora logo no início da jornada do funcionário na nova organização.
Afinal, se os funcionários notarem que a companhia se preocupa com seu bem-estar e fornece os recursos necessários para que eles se sintam acolhidos, a consequência natural é um time de colaboradores esforçados e altamente comprometidos com os resultados organizacionais. Isso também contribui de forma positiva com o engajamento e o clima do ambiente de trabalho.
Quando deve acontecer o onboarding de funcionários?
O momento mais adequado para que o RH dê início ao processo de onboarding de funcionários é logo após os novos membros da equipe serem contratados pela empresa. Pois, durante essa fase, os profissionais estão bastante motivados, engajados e determinados a apresentar um bom trabalho. Também, é nesse momento que eles estão mais abertos a receber orientações de seus líderes e mentores e, ainda, têm mais facilidade de adaptação.
Não há um período de duração predeterminado para o processo de onboarding, o que significa que ele pode durar de semanas a meses. Ou seja, o tempo que for necessário para que os novos funcionários estejam à vontade em suas atividades e com os colegas, gestores e demais pessoas que integram o ambiente de trabalho.
Portanto, essa é uma prática que exige um planejamento consistente por parte do departamento de Recursos Humanos. Afinal, é por meio dela que os novos funcionários serão motivados desde o momento que chegam para seu primeiro dia de trabalho na empresa. Por isso, pode-se afirmar que o onboarding é uma tática essencial para a gestão de pessoas.
Muitas organizações cometem o erro de ignorar o processo de onboarding de funcionários e acabam apenas fazendo um rápido procedimento de apresentação da empresa. Esse é um grande equívoco, especialmente devido ao fato de que o mercado de trabalho se encontra cada vez mais acirrado e as novas gerações de profissionais estão cada vez mais exigentes, o que impulsiona as empresas modernas a investir na retenção de talentos.
Por que integrar os funcionários é tão importante?
Agora que você já sabe o que é o processo de onboarding de funcionários e qual é o momento mais adequado para ele acontecer, mostraremos os principais motivos pelos quais as empresas com perspectiva de inovação e crescimento têm investido nessa estratégia de integração.
Retém talentos
Em tempos de alta competitividade, transformação digital e mudanças no comportamento do consumidor, uma das prioridades de qualquer gestor com uma perspectiva realista sobre o atual cenário socioeconômico é atrair e reter os melhores talentos. Contudo, essa tarefa tem se tornado cada vez mais difícil.
Muitas organizações procuram oferecer elementos atrativos para “segurar” os bons profissionais na empresa, como salários justos e bons benefícios. Contudo, as novas gerações de talentos demonstram que aspectos abstratos, como valores sustentáveis, boas relações com gestores e um clima organizacional agradável têm um papel essencial na retenção.
Dado o contexto, é imprescindível que o departamento de Recursos Humanos estabeleça uma estratégia consistente, já que esses atributos ajudarão a manter o interesse dos novos membros em uma instituição em vez da outra.
Nesse sentido, o onboarding de funcionários é uma tática muito eficiente para a construção de fundamentos sólidos que permitem que uma empresa se diferencie de suas concorrentes, especialmente em termos de desenvolvimento de uma cultura de organização. Usar essa ferramenta para atrair e reter profissionais é uma alternativa muito inteligente.
Reduz o absenteísmo
Quanto melhor a integração dos novos profissionais ao ambiente de trabalho, maior a motivação dos colaboradores, o que torna a jornada laboral mais prazerosa. Por consequência, o índice de satisfação dos empregados na empresa aumenta, contribuindo positivamente com sua performance e produtividade.
O fato é que, quando a instituição investe em programas de treinamento e boas práticas de integração da equipe de trabalho, a tendência é que os colaboradores valorizem a empresa e os relacionamentos com seus líderes e mentores. Isso os leva a se esforçar para retribuir esses investimentos, por meio da assiduidade e do bom desempenho. Em outras palavras, um processo de onboarding de funcionários bem implementado consegue reduzir significativamente o absenteísmo nas empresas.
Aumenta o engajamento
Se fizermos uma comparação entre uma instituição e outra, é notável que a cultura e os valores organizacionais sejam muito distintos. Essa é uma das razões pelas quais tantos profissionais têm dificuldade para se sentirem parte da organização logo após serem contratados.
Sendo assim, um dos motivos pelos quais o processo de onboarding de funcionários é tão importante está no fato de que contribui com o aumento do engajamento dos colaboradores, em especial daqueles que se sentem mais dispostos a iniciar a execução de suas atividades dentro da empresa.
Se a instituição conseguir integrar os novos profissionais ao processo de onboarding, terá muito mais facilidade para fomentar o engajamento e manter os funcionários interessados na companhia por mais tempo.
Melhora a produtividade
Quanto mais rápida e eficiente for a integração dos novos empregados ao ambiente de trabalho, mais positivo será o clima organizacional. Assim, consequentemente, mais favorável ao desenvolvimento, ao companheirismo entre colegas de profissão e ao alinhamento pela busca de objetivos maiores, isto é, os resultados da empresa.
Resumidamente, a partir do ponto no qual os funcionários estão bem gerenciados por meio de ações efetivas e humanizadas, há uma forte tendência de que a produtividade melhore de forma significativa.
Consolida a marca em seu mercado
Devido aos impactos positivos dessa estratégia, como aumento do engajamento, da produtividade e da redução do turnover e do absenteísmo, podemos afirmar que o processo de onboarding de funcionários resulta em uma equipe muito mais satisfeita e produtiva.
Essa motivação gera reflexos diretos na qualidade do atendimento ao público e nos resultados da instituição. Afinal, quando os colaboradores gostam de trabalhar para a empresa e têm satisfação com a forma como fazem o trabalho, isso cria uma percepção positiva em relação à marca, mostrando que a empresa é um lugar agradável para trabalhar.
Quais são as etapas do onboarding de funcionários?
Antes de abordarmos como funciona a implementação do onboarding, é importante que você conheça as etapas que integram essa estratégia como um todo.
Veja, a seguir, quais são as quatro fases de um eficiente processo de integração e socialização.
Fase 1. Chegada
Como mencionamos, um dos erros na contratação de novos talentos é ignorar o processo de onboarding de funcionários e pular uma das mais importantes etapas da integração: a chegada dos novos membros à equipe. Na fase de acolhimento dos funcionários recém-contratados, é importante que a empresa os recepcione da melhor maneira possível.
Para isso, geralmente, a função é delegada a um representante do departamento de Recursos Humanos, que se responsabilizará, inclusive, por apresentá-los ao gestor direto e à sua nova equipe de trabalho. Quanto maior for o empenho do time nesse momento, mais fácil será a socialização do novo membro, o que reduzirá as chances de rejeição e tornará o processo muito mais rápido.
Fase 2. Introdução e orientação
O próximo passo do processo de onboarding consiste na apresentação das ferramentas para o trabalhador executar suas tarefas dentro da empresa, como materiais de escritório, dispositivos eletrônicos ou equipamentos de segurança. Nessa etapa, também são fornecidas as informações necessárias para ele fazer os processos.
É muito importante que as informações sejam trazidas de forma clara e didática, especificando os resultados esperados, se determinadas tarefas são feitas coletiva ou individualmente, quais os prazos desejáveis para que os processos sejam concluídos, qual o seu papel na organização, entre outras questões. É muito comum que se apliquem treinamentos internos para facilitar a aprendizagem.
O uso de tecnologia nos processos de onboarding tem se tornado cada vez mais comuns, visto que facilitam a integração dos novos funcionários. Isso se deve ao fato de abrirem margem para uma série de vantagens, como compartilhamento de dados em um ambiente virtual colaborativo e interativo, acessibilidade e maior absorção das informações com custos reduzidos.
Fase 3. Assimilação/Ambientação
Essa é a fase na qual os novos profissionais obtêm informações a respeito das características mais marcantes da instituição — que, geralmente, são repassadas por intermédio de um manual de acolhimento.
É muito importante que o setor de RH prepare um material capaz de fornecer uma apresentação estratégica da empresa, isto é, evidenciar sua missão, visão e valores, resumir a trajetória, além de mostrar todos os departamentos que a integram, com ênfase naquele onde o colaborador será integrado.
Também, é na etapa de ambientação que devem ser descritos os direitos e os deveres do funcionário, o código de ética institucional e a política de funcionamento. Assim, o novo funcionário poderá integrar os valores, os comportamentos e a identidade desejada pela instituição, ou seja, ser apresentado à cultura organizacional.
Fase 4. Integração e contribuição
Por fim, é na quarta e última etapa que ocorrem as estratégias e ações para facilitar a visão do novo integrante em relação às metas que a companhia espera dele, geralmente, disponibilizando um mentor. Esse profissional tem a responsabilidade de transmitir as expectativas da empresa e repassar todas as orientações relativas aos resultados a longo prazo.
Além das fases mencionadas, é altamente recomendado que o RH faça um trabalho de acompanhamento de performance, por meio de entrevistas regulares e visitas às estações de trabalho. Falaremos sobre isso mais adiante no conteúdo.
Como criar um onboarding incrível na empresa?
Agora, finalmente, abordaremos as melhores práticas sobre como criar um processo onboarding de funcionários altamente funcional na empresa. Nos próximos tópicos, você verá como o papel do RH é indispensável para as estratégias de gestão de pessoas.
Prepare a chegada dos novos contratados
Como já mencionado, a primeira fase do onboarding consiste na preparação dos trabalhadores para o seu novo cotidiano na empresa. É fundamental que os envolvidos nesse momento de recepção de novos funcionários não meçam esforços para acolhê-los e motivá-los.
O RH pode enviar um e-mail com materiais didáticos que abordem questões relevantes, como um manual do funcionário ou conteúdos relativos às suas funções, como vídeos explicativos. O importante é que a empresa esteja pronta para a chegada dos novos membros.
Faça uma tour pela empresa
A experiência de ser um recém-contratado em uma empresa é muito parecida com a de ser um aluno novo na época da escola. O profissional deseja se sentir em casa e, para isso, é importante que o RH delegue um representante para apresentar não apenas o seu local de trabalho, mas para fazer uma tour completa pela instituição.
Organize o ambiente de trabalho
Após visitar brevemente os demais departamentos da empresa, o novo integrante deve se familiarizar com seu novo local de trabalho, pois esse procedimento contribui para o sucesso da aquisição de talentos e fomenta a sensação de pertencimento ao time. É muito importante que a sua estação de trabalho já esteja devidamente organizada, isto é, ferramentas que o profissional usará para executar as atividades da empresa, manuais, materiais e até mesmo bilhetes e notas de boas-vindas.
Esse processo também deve incluir o fornecimento, com antecedência, de e-mail e senha corporativos para que se tenha acesso à rede e aos softwares que integrarão a sua rotina de trabalho. Assim, o processo de onboarding de funcionários promoverá a ideia de que os novos membros realmente eram esperados e, por isso, a sua recepção foi muito bem planejada. Algo que promove a imagem da organização e contribui para a motivação dos contratados.
Aplique programas personalizados de integração
Os programas de integração não precisam ser aplicados, necessariamente, logo no primeiro dia dos recém-contratados, já que esse momento é reservado para que a empresa os receba de braços abertos. Contudo, é importante que medidas de capacitação não ocorram de forma tardia.
É possível que algumas orientações dadas nos primeiros dias precisem ser revisadas ou repassadas. Se a instituição usa uma ferramenta para controlar a jornada, como um software no qual os funcionários fazem login para ter suas horas contabilizadas, por exemplo, é imprescindível que não fique nenhuma dúvida sobre como usá-lo.
Outras informações e habilidades também devem ser abordadas de acordo com as necessidades de cada departamento, função e, é claro, com base no perfil de cada novo contratado. É importante mencionar que, embora o processo de onboarding deva ter uma estrutura padronizada, existem algumas fases e processos que podem passar por ajustes, para garantir experiências cada vez mais personalizadas.
Apoie-se nos 4 Cs do onboarding
De acordo com a metodologia dos 4 Cs do onboarding, desenvolvida pela Dra. Talya Bauer, da Society for Human Resource Management (SHRM), o sucesso dessa estratégia deve ser fundamentado em quatro importantes aspectos:
- conformidade — é a etapa inicial, na qual são ensinados os códigos de ética, procedimentos internos e regras;
- clarificação — trata-se de apresentar com transparência as expectativas que a empresa tem sobre os funcionários e suas devidas funções;
- cultura — missão, valores e objetivos da empresa devem ser apresentados aos novos membros, assim como as normas de conduta e como é o clima organizacional a ser mantido;
- conexão — esse aspecto abrange as redes de informação e relações interpessoais, que devem ser iniciadas a partir da apresentação dos novos integrantes aos seus times e demais agentes da instituição.
A estratégia dos 4 Cs do onboarding é amplamente usada como parâmetro por departamentos de Recursos Humanos que buscam por eficiência nos processos de integração e socialização. Ter esses fatores como referência pode ajudar na definição do tipo de conhecimento que deve ser transmitido, ou ação feita, para garantir que todos os novos contratados se situem com total clareza e objetividade.
Desenvolva um cronograma para o onboarding
Embora não exista um tempo de duração ideal definido para o onboarding, é muito importante que sejam determinadas metas e prazos, isto é, um cronograma que orientará o departamento de RH a respeito de como o processo deve ser conduzido.
Essa estratégia evitará desperdício de tempo e recursos da organização, além de facilitar a mensuração do desempenho do programa como um todo. Portanto, cabe ao RH perceber, com base em suas avaliações, se um profissional já está apto a integrar o time ou se necessita de mais atenção em algum ponto.
Acompanhe e faça ajustes
Mesmo após introduzir os novos colaboradores a toda politica organizacional, funções, infraestrutura da empresa, estações de trabalho, processos e desafios cotidianos e membros da equipe, o onboarding está longe de chegar ao fim.
Isto é, nos próximos processos de recrutamento e seleção, é fundamental que cada etapa seja acompanhada antes, durante e após a conclusão do onboarding. Isso permitirá que sejam identificados pontos de melhoria e falhas a serem corrigidas. Além do mais, determinadas estratégias podem se tornar obsoletas ou inadequadas com o passar do tempo, exigindo revisões.
Conte com o auxílio de soluções para treinamentos corporativos
Por último, mas não menos importante, uma das melhores maneiras de conduzir um eficiente processo de onboarding de funcionários é a adoção de estratégias inovadoras, como um forte programa de treinamentos corporativos desenvolvidos para a gestão de pessoas.
Existem diversas maneiras de aplicar treinamentos internos, como os vídeos em formato de storytelling, que são muito úteis para apresentar informações complexas de maneira didática e intuitiva aos novos membros. Também, é possível aderir ao uso de tecnologias modernas, como plataformas de aprendizado, comumente usadas em EAD.
Essas ferramentas são benéficas tanto para o colaborador quanto para o RH, que pode acompanhar e mensurar o seu desempenho, por meio de métricas e relatórios de produtividade. Seja qual for a metodologia escolhida, a ideia é tornar o processo menos cansativo, transmitindo o conhecimento por meio de uma narrativa leve e envolvente.
Como você pôde conferir neste post, o processo de onboarding de funcionários abrange um conjunto de práticas essenciais para a integração e a socialização de profissionais recém-contratados na empresa. Se feita de forma consistente e didática, essa estratégia consegue proporcionar benefícios, como a redução do turnover e do absenteísmo, o aumento da produtividade, além da melhoria no engajamento e no clima organizacional.
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